Które dokumenty trzeba trzymać 10 lat?

Które dokumenty trzeba trzymać 10 lat? Akta i raporty ZUS

Prawidłowe ustalenie które dokumenty trzeba trzymać 10 lat chroni przedsiębiorców przed dotkliwymi karami i konsekwencjami prawnymi. Zrozumienie oficjalnych terminów pozwala uniknąć przedwczesnego zniszczenia ważnej dokumentacji kadrowo-płacowej. Warto poznać szczegółowe wytyczne urzędowe, aby zabezpieczyć interesy firmy i skutecznie kontrolować okresy przechowywania posiadanych pism.

Które dokumenty trzeba trzymać 10 lat?

Obowiązek przechowywania dokumentacji przez dekadę dotyczy w Polsce przede wszystkim nowej dokumentacji pracowniczej pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku, wybranych starych deklaracji rozliczeniowych ZUS oraz niektórych umów cywilnoprawnych. Przepisy w tym zakresie bywają jednak zawiłe, a sposób liczenia tego okresu zależy od rodzaju dokumentu i momentu jego wygenerowania. Przekonanie, że wszystkie akta można wyrzucić po 5 latach podatkowych, to prosta droga do dotkliwych kar administracyjnych ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

Samo ustalenie ram czasowych może budzić spore wątpliwości, bo przecież nikt nie chce utonąć w segregatorach pełnych zbędnych papierów. Ale z drugiej strony widmo kontroli paraliżuje decyzje o porządkach. Ale jest jedna kluczowa kwestia, którą ponad połowa przedsiębiorców bezwzględnie pomija przy liczeniu terminu - szczegółowo opiszę ten krytyczny błąd w części poświęconej dokumentom kadrowym poniżej.

Nowe i stare dokumenty pracownicze a okres 10 lat

Dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku akta osobowe i płacowe przechowuje się przez okres 10 lat, zastępując dawny, rygorystyczny obowiązek 50-letni. ^[1] Przepisy te wynikają bezpośrednio ze zmian w Kodeksie pracy, które miały na celu elektronizację oraz skrócenie czasu archiwizacji dla nowoczesnego rynku pracy. Co ważne, skrócenie tego okresu do 10 lat jest możliwe również dla pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018, pod warunkiem złożenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych specjalnego raportu informacyjnego ZUS RIA.

Tutaj dochodzimy do pułapki, o której wspomniałem na początku. Pracodawcy nagminnie liczą czas przechowywania dokumentacji od dnia zwolnienia pracownika. To potężny błąd.

Przepisy jasno wskazują, że pełne 10 lat zaczyna się liczyć dopiero od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Jeśli pracownik odszedł z firmy w styczniu 2020 roku, jego dokumenty trzeba trzymać nie do stycznia 2030 roku, lecz do końca grudnia 2030 roku. W ten sposób realny czas przechowywania dokumentów wydłuża się o niemal cały rok. Moje pierwsze zderzenie z tą zasadą podczas audytu w pewnej spółce handlowej skończyło się nerwowym sprawdzaniem archiwum - na szczęście stare teczki jeszcze nie trafiły do niszczarki, ale brakowało dosłownie kilku dni.

Dokumenty ZUS i finansowe z terminem 10 lat

W obszarze rozliczeń z ZUS sprawa jest mocno podzielona datami i łatwo o kosztowną pomyłkę. Przez 10 lat należy bezwzględnie przechowywać deklaracje i raporty ZUS, które zostały przekazane do urzędu przed 1 stycznia 2012 roku.^[2] Nowsze dokumenty rozliczeniowe, wysłane po tej dacie, podlegają już krótszemu, 5-letniemu okresowi retencji. ^[3] Ta zmiana przepisów często usypia czujność właścicieli firm, którzy stosują krótszy termin do całości posiadanej dokumentacji.

Do worka z napisem 10 lat wpadają również dokumenty powypadkowe, w tym protokoły oraz rejestry wypadków przy pracy. Państwowa Inspekcja Pracy przywiązuje do nich ogromną wagę, ponieważ roszczenia pracowników z tytułu uszczerbku na zdrowiu mogą pojawić się po wielu latach od samego zdarzenia.

Prywatne oraz firmowe umowy handlowe i cywilnoprawne to kolejna grupa dokumentów, które warto, a czasem trzeba trzymać przez dekadę. Wynika to z ogólnego terminu przedawnienia roszczeń cywilnych, który w określonych sytuacjach prawnych wynosi właśnie 10 lat. Choć dla bieżących roszczeń gospodarczych standardowy termin przedawnienia wynosi obecnie 3 lata, stare zobowiązania lub umowy zawierane z osobami fizycznymi potrafią zaskoczyć po długim czasie.

Co z umowami prywatnymi?

Jako zwykli obywatele często zastanawiamy się, co trzeba trzymać 10 lat dokumenty po zakupie auta, remoncie domu czy dawnej pożyczce. Trzymanie ważnych umów cywilnoprawnych przez 10 lat zabezpiecza nas przed ewentualnymi sprawami sądowymi o zapłatę. Choć od 2018 roku podstawowy termin przedawnienia roszczeń dla konsumentów został skrócony do 6 lat, nadal istnieją specyficzne sytuacje i roszczenia stwierdzone prawomocnym wyrokiem sądu, gdzie bezpieczna granica to wciąż pełna dekada. Warto o tym pamiętać przed wielkim czyszczeniem domowej szuflady.

Okresy przechowywania najważniejszych dokumentów w firmie

Dokumentacja pracownicza (od 2019 roku)

• Dotyczy automatycznie wszystkich nowych pracowników
• 10 lat
• Od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy

Dokumentacja pracownicza (1999-2018)

• Wymaga poprawnego złożenia pakietu informacyjnego do ZUS
• 10 lat (skrócony z 50 lat)
• Od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raport ZUS RIA

Stare deklaracje ZUS (przed 2012 rokiem)

• Wszystkie nowsze deklaracje ZUS po 2012 roku trzyma się tylko 5 lat
• 10 lat
• Od dnia złożenia dokumentu w urzędzie

Porządki w archiwum biura rachunkowego w Poznaniu

Jan, właściciel średniej wielkości biura rachunkowego z Poznania, postanowił w okresie wakacyjnym zniszczyć stare teczki osobowe pracowników zlikwidowanej spółki technologicznej, aby zwolnić miejsce na regałach. Był pewien, że skoro minęło 10 lat od zwolnienia zespołu, dokumenty są bezużyteczne.

Pierwsza próba masowej utylizacji została wstrzymana przez asystentkę, która zauważyła, że część pracowników odeszła w trakcie 2014 roku. Oznaczało to, że termin liczony od końca tamtego roku kalendarzowego upływa w zupełnie innym momencie, niż sądził szef.

Jan usiadł do przepisów i uświadomił sobie, że bez uwzględnienia zasady końca roku kalendarzowego naraziłby firmę na gigantyczne kary od Państwowej Inspekcji Pracy. Zamiast niszczyć wszystko, posegregował akta według dokładnej daty ustania stosunku pracy.

Dzięki tej ostrożności biuro uniknęło poważnych kłopotów podczas rutynowej kontroli PIP dwa miesiące później, a Jan nauczył się, że w kadrach pojęcie 10 lat rzadko oznacza dokładnie 3.650 dni od rozstania z pracownikiem.