Jakie dokumenty trzeba trzymać 10 lat?

Jakie dokumenty trzeba trzymać 10 lat? Wykaz ZUS

Przepisy określają, jakie dokumenty trzeba trzymać 10 lat, aby uniknąć kar finansowych. Prawidłowe archiwizowanie dokumentacji ZUS chroni przedsiębiorcę podczas kontroli urzędowej. Warto poznać te wytyczne, aby bezpiecznie i zgodnie z prawem zarządzać firmowym archiwum bez ryzyka utraty ważnych danych.

Jakie dokumenty trzeba trzymać 10 lat w firmowym archiwum?

Obowiązek archiwizowania dokumentów firmowych przez dekadę zależy przede wszystkim od daty zatrudnienia pracowników oraz specyfiki rozliczeń z urzędami. Przepisy w tym zakresie ulegały istotnym modyfikacjom na przestrzeni ostatnich lat, co bezpośrednio wpłynęło na skrócenie lub wydłużenie okresów przechowywania konkretnych pism.

Główną grupą dokumentacji podlegającą regule dziesięciu lat są akta osobowe oraz płacowe osób zatrudnionych w ściśle określonych przedziałach czasowych. Dotyczy to również części dokumentów rozliczeniowych przekazywanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przed zmianami uelastyczniającymi obowiązki sprawozdawcze.

Dokumentacja pracownicza i akta osobowe a okres 10 lat

Czas przechowywania list płac, kart przychodów oraz całych akt osobowych zależy od momentu, w którym dany pracownik rozpoczął pracę u danego pracodawcy. Standardowy okres 10 lat obowiązuje automatycznie dla wszystkich osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku.

W przypadku pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018 sprawa jest nieco bardziej skomplikowana. Pracodawca może skrócić czas przechowywania ich dokumentacja pracownicza ile lat przechowywania z pięćdziesięciu do dziesięciu lat pod jednym, twardym warunkiem. Konieczne jest złożenie oświadczenia ZUS OSW oraz przekazanie do urzędu raportów informacyjnych ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych.

Pamiętam sytuację z mojej praktyki zawodowej, gdy jedno z małych biur projektowych postanowiło zniszczyć stare listy płac równo po dziesięciu latach od odejścia pracowników z lat dwutysięcznych. Byli przekonani, że nowe prawo działa wstecz automatycznie. Gdyby nie szybka kontrola wewnętrzna, która wykazała brak wysłanych formularzy RIA, firmie groziłyby potężne kary za przedwczesną utylizację dokumentów, które bez tych raportów nadal musiały leżeć na półkach przez pół wieku.

Dokumenty rozliczeniowe i deklaracje ZUS

Okres 10 lat obejmuje również konkretne dokumenty wysyłane do ubezpieczyciela społecznego. Obowiązkowi temu podlegają deklaracje rozliczeniowe, imienne raporty miesięczne oraz wszelkie jakie dokumenty ZUS 10 lat, które zostały przekazane do urzędu w okresie od 1 stycznia 2012 roku do 31 grudnia 2021 roku.

Co istotne, od 2022 roku czas przechowywania nowych deklaracji ZUS uległ skróceniu do 5 lat. Oznacza to, że starsze roczniki dokumenty przechowywane przez 10 lat wciąż podlegają dłuższej, dziesięcioletniej ochronie w zakładowym segregatorze. Dodatkowo warto wiedzieć, że od listopada 2025 roku całkowicie zlikwidowano archaiczny obowiązek przechowywania papierowych wersji zgłoszeń do ubezpieczeń, o ile zostały one przesłane drogą elektroniczną.

Jak prawidłowo liczyć czas przechowywania dokumentów?

Wielu przedsiębiorców popełnia kardynalny błąd, wyrzucając dokumenty dokładnie w dziesiątą rocznicę zakończenia pracy przez pracownika lub wysłania deklaracji. Przepisy nakazują liczyć ten czas od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł albo w którym złożono dokumenty w urzędzie.

Dla dokumentacji pracowniczej z 10-letnim losem, jeśli umowa z pracownikiem wygasła w lutym, czas archiwizacji zaczyna tykać dopiero od 31 grudnia tego samego roku. Praktycznie oznacza to konieczność przetrzymywania papierów przez niemal jedenaście lat. Wyczyszczenie archiwum przed nadejściem pełnego roku kalendarzowego to prosty przepis na kłopoty podczas ewentualnej kontroli inspektoratu pracy.

Przechowywanie akt pracowniczych: 10 czy 50 lat?

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 roku

Od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy

Brak - skrócenie okresu następuje automatycznie na mocy ustawy

Zawsze 10 lat

Pracownicy zatrudnieni w latach 1999-2018

Dla opcji 10-letniej czas biegnie od końca roku złożenia raportu RIA

Wymagane złożenie oświadczenia ZUS OSW oraz raportów ZUS RIA

10 lat lub 50 lat

Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku

Od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy

Brak możliwości skrócenia okresu bez względu na profil firmy

Zawsze 50 lat

Porządki w archiwum firmy budowlanej z Gdańska

Tomasz, prowadzący od dwudziestu lat firmę remontowo-budowlaną w Gdańsku, tonął w papierowych teczkach osobowych dawnych pracowników fizycznych. Postanowił zwolnić miejsce w biurze i zniszczyć dokumenty płacowe oraz umowy ekip pracujących u niego w latach 2005-2010.

Przed uruchomieniem niszczarki Tomasz skonsultował się ze znajomą księgową, przekonany, że minęło już znacznie więcej niż ustawowe 10 lat. Ta ostudziła jego zapał pytaniem o raporty informacyjne.

Okazało się, że Tomasz nigdy nie złożył w ZUS deklaracji OSW ani raportów RIA dla tamtych pracowników, bo zwyczajnie o tym zapomniał podczas zmian przepisów. Zrozumiał, że wyrzucenie papierów oznaczałoby złamanie prawa.

Zamiast niszczyć akta, Tomasz musiał pozostawić dokumentację w archiwum na pełne 50 lat, ratując firmę przed gigantycznymi konsekwencjami w razie kontroli inspektorów.