Kiedy nie przysługuje prawo do usunięcia danych osobowych?

Kiedy nie przysługuje prawo do usunięcia danych osobowych? Wyjątki

Wiedza o tym, kiedy nie przysługuje prawo do usunięcia danych osobowych pozwala uniknąć nieporozumień z instytucjami. Przepisy chronią dane, ale stawiają wyżej obowiązki prawne i bezpieczeństwo obrotu. Zrozumienie tych zasad chroni przed stratą czasu. Poznaj sytuacje wyłączające prawo do bycia zapomnianym.

Kiedy RODO nie pozwala na skasowanie historii?

Prawo do usunięcia danych osobowych, znane powszechnie jako prawo do bycia zapomnianym, nie działa w każdej możliwej sytuacji. Wiele zależy od kontekstu i innych nadrzędnych przepisów. Ludzie często myślą, że jeden wniosek załatwi wszystko. Ale jest pewien kluczowy wyjątek, o którym większość wnioskujących zapomina, a dotyczy on tego, kiedy administrator może odmówić usunięcia danych - szczegółowo wyjaśnię go w sekcji o obronie roszczeń poniżej.

Kiedy urząd lub bank odrzuca wniosek o usunięcie danych, zazwyczaj powołuje się na nadrzędny obowiązek prawny. Przepisy krajowe zmuszają te instytucje do przechowywania dokumentacji przez z góry określony czas. Prawa jednostki spotykają się tu z murem bezpieczeństwa publicznego i systemu podatkowego.

Kiedyś sam próbowałem wymusić usunięcie moich danych z systemu bankowego zaraz po zamknięciu konta. Byłem absolutnie pewien swojej racji. Odrzucili mój wniosek w 24 godziny. Byłem wściekły. Zajęło mi trochę czasu i sporo czytania, zanim zrozumiałem mechanizm. Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy wymaga przechowywania historii transakcji przez 5 lat.^[1] RODO po prostu tego nie omija.

Przepisy prawa a dokumentacja pracownicza

Akta pracownicze to kolejny twardy orzech do zgryzienia dla osób żądających zapomnienia. Sprawdź, kiedy następuje odmowa usunięcia danych osobowych przez pracodawcę. Nie ma tu miejsca na negocjacje. To zabezpiecza twoje przyszłe prawo do emerytury, nawet jeśli teraz wolałbyś zatrzeć ślady po dawnym miejscu zatrudnienia.

Ustalenie i obrona przed roszczeniami prawnymi

Oto ten kluczowy wyjątek, o którym wspomniałem wcześniej: ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń. W takich sprawach prawo do usunięcia danych nie ma zastosowania. Nie możesz po prostu wykasować swoich danych, żeby uciec przed wierzycielami lub ukryć dowody niewywiązania się z umowy.

Administrator ma pełne prawo przetwarzać twoje informacje do momentu przedawnienia potencjalnych roszczeń. W polskim prawie cywilnym okres ten wynosi zazwyczaj od 3 do 6 lat.^[3] Brzmi brutalnie? Trochę tak. Ale to absolutnie konieczne dla zachowania równowagi prawnej w biznesie. Wyobraź sobie sytuację, w której każdy dłużnik kasuje swoją historię kredytową jednym mailem. Cały system finansowy załamałby się w ciągu miesiąca.

Wolność wypowiedzi i informacji

Kolejnym obszarem wyłączonym z prawa do bycia zapomnianym jest praca dziennikarska, działalność literacka oraz artystyczna. Prawo do prywatności nie może służyć jako narzędzie cenzury. Jeśli lokalna gazeta opisała twój udział w publicznym skandalu, żądanie usunięcia artykułu na podstawie RODO zazwyczaj skończy się fiaskiem. Interes publiczny przeważa tu nad komfortem jednostki.

Medycyna i zdrowie publiczne

Szpitale i przychodnie rządzą się własnymi, surowymi prawami. Dokumentacja medyczna pacjentów podlega obowiązkowej archiwizacji, najczęściej przez okres 20 lat.^[4] Jest to podyktowane koniecznością zapewnienia ciągłości leczenia oraz obrony przed ewentualnymi roszczeniami za błędy medyczne.

Mówiąc szczerze, nikt nie chciałby, aby lekarz podejmował decyzje o operacji bez dostępu do historii chorób pacjenta. Dlatego wniosek o skasowanie diagnozy z systemu placówki medycznej spotka się z legalną i ostateczną odmową. To kolejny przykład sytuacji opisującej, kiedy nie przysługuje prawo do usunięcia danych osobowych. Wyjątkiem są tutaj zgody typowo marketingowe - te można wycofać i usunąć w dowolnej chwili.

Sytuacje życiowe: Kiedy administrator może odmówić?

Instytucje finansowe i banki

- Odmowa usunięcia. Dane są blokowane na 5 lat ze względu na przepisy o praniu brudnych pieniędzy.

- Możesz natychmiast zażądać usunięcia danych profilowych używanych do sprzedaży krzyżowej.

- Odmowa usunięcia. Bank będzie przetwarzał dane do czasu spłaty długu i przedawnienia roszczeń.

Obecny lub były pracodawca

- Odmowa. Konieczność archiwizacji przez 10 lub 50 lat w celach emerytalno-rentowych.

- Brak zatrudnienia oznacza szybkie usunięcie danych po zakończeniu procesu rekrutacyjnego (chyba że wyrazisz zgodę na przyszłe rekrutacje).

- Zazwyczaj skutecznie usunięte po wycofaniu zgody lub zakończeniu współpracy.

Sklepy internetowe (e-commerce)

- Odmowa usunięcia. Przechowywanie dokumentacji księgowej przez 5 lat od końca roku podatkowego.

- Szybkie i bezproblemowe usunięcie na żądanie.

- Zależne od regulaminu, ale najczęściej podlegają usunięciu jako dane powiązane z kontem.

Błąd początkującego przedsiębiorcy

Marek, właściciel małego sklepu internetowego z elektroniką w Poznaniu, otrzymał agresywne pismo od klienta. Klient żądał natychmiastowego usunięcia wszystkich swoich danych osobowych z bazy, grożąc skargą do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Z początku Marek spanikował. Bał się wysokich kar finansowych. Usunięcie całego konta klienta wraz z historią transakcji wydawało się najprostszą drogą do uniknięcia problemów. Prawie kliknął przycisk kasowania w systemie CRM.

Po krótkiej konsultacji prawnej zrozumiał swój błąd. Pozbywając się dowodów zakupu, faktur i korespondencji reklamacyjnej, pozbawiłby się możliwości obrony oraz naruszył przepisy podatkowe. Zdecydował się usunąć klienta z bazy newslettera, ale formalnie odmówił skasowania historii transakcji powołując się na art. 17 ust. 3 RODO.

Miesiąc później ten sam klient złożył nieuzasadniony pozew o zwrot pieniędzy za rzekomo niedostarczony towar. Dzięki zachowanym e-mailom i fakturom, Marek udowodnił doręczenie paczki i wygrał sprawę. Zrozumiał, że RODO chroni nie tylko konsumentów, ale stanowi też tarczę dla uczciwych firm.

Powyższy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjno-edukacyjny i nie stanowi porady prawnej. Interpretacja przepisów o ochronie danych osobowych zależy od bardzo specyficznych okoliczności danego przypadku. Przed podjęciem jakichkolwiek kroków prawnych lub złożeniem formalnych skarg do organów nadzorczych, zawsze skonsultuj się z wykwalifikowanym prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.