Czy usuwanie danych to też ich przetwarzanie?

Czy usuwanie danych to też ich przetwarzanie?: Poznaj statystyki

Czy usuwanie danych to też ich przetwarzanie? czy usuwanie danych to tez ich przetwarzanie Właściwe zarządzanie informacjami w biurze chroni przed poważnymi konsekwencjami prawnymi i atakami cyberprzestępców. Poznaj szczegółowe statystyki rynkowe oraz dowiedz się, jak prawidłowo utylizować dokumenty i sprzęt IT w przedsiębiorstwie, aby uniknąć zagrożeń.

Czy usuwanie danych to też ich przetwarzanie? Szybka odpowiedź

Tak, usuwanie lub niszczenie danych osobowych jest uznawane za ich przetwarzanie w świetle przepisów. Zgodnie z art. 4 pkt 2 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO) przetwarzanie oznacza każdą operację wykonywaną na danych osobowych. Przepis ten wymienia usuwanie danych osobowych a rodo wprost jako przykłady takich operacji, obok zbierania, przechowywania czy modyfikowania. Proces ten może być powiązany z wieloma różnymi czynnikami, a samo skasowanie pliku nie zwalnia z odpowiedzialności prawnej.

Wiele osób uważa, że wrzucenie dokumentów do zwykłego kosza lub kliknięcie przycisku usuń kończy proces przetwarzania. Nic bardziej mylnego. To właśnie moment utylizacji bywa najbardziej ryzykowny. Przekonałem się o tym na własnej skórze, gdy kilka lat temu likwidowałem stare biuro i zmęczenie wzięło górę nad rozsądkiem. Pudełka z dokumentacją pracowniczą ułożyłem przy kontenerze, myśląc, że firma sprzątająca zaraz je zabierze. Godzinę później, w drodze do domu, dopadła mnie fala paniki. Wracałem szybciej niż tam jechałem. Na szczęście papierowa dokumentacja wciąż tam była, ale ta sytuacja nauczyła mnie, że niszczenie to proces, który wymaga stuprocentowego skupienia od początku do samego końca.

Dlaczego niszczenie i usuwanie danych osobowych podlega pod RODO?

Zrozumienie, dlaczego art 4 pkt 2 rodo usuwanie danych traktuje jako przetwarzanie, wymaga zmiany perspektywy. Ochrona prywatności nie kończy się w momencie, gdy informacje przestają być organizacji potrzebne. Przepisy chronią dane przez cały cykl ich życia. Dopóki informacje fizycznie lub cyfrowo istnieją w sposób umożliwiający identyfikację człowieka, administrator ponosi za nie pełną odpowiedzialność prawną.

Badania rynku pokazują niepokojący obraz rzeczywistości biurowej. Aż 70% przedsiębiorstw nigdy nie słyszało o istnieniu polityki bezpieczeństwa informacji powiązanej z utylizacją dokumentów. Oznacza to, że większość podmiotów działa po omacku, narażając się na drastyczne konsekwencje. Co więcej, tylko w 39% firm znajdują się profesjonalne niszczarki przystosowane do cyfrowych nośników danych, takich jak płyty CD, twarde dyski czy pendrivey. ^[2] Pozostałe organizacje często wyrzucają zużyty sprzęt IT do tradycyjnych kontenerów na elektrośmieci, pozostawiając zapisane na nich bazy klientów w stanie nienaruszonym. To otwarta brama dla cyberprzestępców.

Zignorowanie tych procedur niesie ogromne ryzyko operacyjne. Statystyki pokazują, że wiele organizacji nie ma absolutnie żadnej pewności, czy czy niszczenie danych to przetwarzanie w sposób bezpieczny. Zazwyczaj wynika to bezpośrednio z braku jasnej strategii utylizacji zasobów technologicznych. Kiedy proces niszczenia staje się chaotyczny, pojawia się ryzyko niekontrolowanego wycieku.

Zasady bezpiecznego usuwania danych według standardów prawnych

Aby usunięcie informacji spełniało wymogi rozliczalności, proces ten musi zostać odpowiednio zaprojektowany. Administrator danych odpowiada za to, by niszczenie nie doprowadziło do incydentu bezpieczeństwa. Kluczowe jest wdrożenie procedur uniemożliwiających odzyskanie danych przez osoby nieuprawnione. Dotyczy to zarówno formatowania dysków, jak i fizycznego mielenia dokumentów papierowych.

Nie wystarczy po prostu skasować danych. Trzeba umieć udowodnić, że zrobiono to bezpowrotnie. Ale jak to zrobić w praktyce? Poniżej znajduje się szczegółowy przegląd najpopularniejszych metod utylizacji zasobów.

Porównanie metod skutecznego usuwania i niszczenia danych

Wielokrotne nadpisywanie danych (Overwriting)

• Zastępowanie oryginalnych plików losowymi ciągami znaków przy użyciu specjalistycznego oprogramowania
• Bardzo niski przy zastosowaniu algorytmów wieloprzebiegowych (np. standardy 7- lub 35-przebiegowe)
• Metoda czasochłonna, całkowicie bezużyteczna w przypadku fizycznie uszkodzonych nośników
• Sprawne i działające dyski twarde HDD oraz pamięci flash przeznaczone do dalszego użytku

Demagnetyzacja (Degaussing)

• Poddanie nośnika działaniu silnego pola magnetycznego, które całkowicie niszczy strukturę zapisu
• Zerowy, dane zostają bezpowrotnie wymazane w ciągu ułamka sekundy
• Urządzenie po procesie staje się bezużyteczne; metoda nie działa na nowoczesne dyski SSD
• Tradycyjne magnetyczne dyski twarde HDD oraz taśmy bębnowe

Fizyczna destrukcja (Shredding) ⭐

• Mechaniczne rozdrabnianie, mielenie lub cięcie nośników na mikroskopijne kawałki w przemysłowych niszczarkach
• Całkowicie niemożliwy przy zachowaniu odpowiedniej klasy normy rozdrabniania (np. DIN 66399)
• Wymaga zaangażowania wyspecjalizowanego sprzętu i generuje odpady wymagające recyklingu
• Dokumentacja papierowa, dyski SSD, smartfony, karty plastikowe oraz płyty CD

Droga do compliance: Przypadek krakowskiej spółki transportowej

Firma przewozowa Trans-Logistyka z Krakowa gromadziła papierowe formularze rekrutacyjne kierowców przez ponad pięć lat. Dyrektor operacyjny Jan zauważył, że segregatory zajmują całe zaplecze, a pracownicy administracyjni narzekają na wieczny bałagan.

Pierwsza próba uporządkowania archiwum skończyła się katastrofą. Stażysta wyniósł worki z niepociętymi dokumentami do ogólnodostępnego śmietnika na zewnątrz budynku. Szybko interweniował świadek, który zauważył wystające arkusze z numerami PESEL.

Jan zdał sobie sprawę, że brak procedur niszczenia to prosta droga do gigantycznych kar. Firma natychmiast wycofała dokumenty ze śmietnika, zakupiła niszczarki biurkowe trzeciego stopnia tajności i wprowadziła obowiązkowy rejestr utylizacji akt.

W ciągu dwóch tygodni bezpiecznie zutylizowano stare dokumenty. Ryzyko wycieku spadło do zera, przestrzeń biurowa odzyskała dawną funkcjonalność, a zespół zyskał pełną świadomość, że czyszczenie dokumentacji to kluczowy element ochrony danych.