Czy WNiP można ulepszać?

Czy WNiP można ulepszać? Bezpośrednie koszty przychodów

Zastanawiając się czy WNiP można ulepszać, przedsiębiorcy ryzykują błędy w dokumentacji. Niewłaściwe zaksięgowanie nakładów informatycznych generuje niepotrzebne ryzyko kontroli skarbowej. Zrozumienie mechanizmów prawa podatkowego ułatwia prowadzenie biznesu oraz chroni budżet przed stratami. Zobacz, w jaki sposób bezpiecznie rozliczać inwestycje technologiczne, aby uniknąć finansowych nieprzyjemności.

Czy WNiP można ulepszać? Kwestia definicji

Z punktu widzenia przepisów podatkowych, nie można ulepszać wartości niematerialnych i prawnych^[1] (WNiP). Przepisy ustaw o podatkach dochodowych nie przewidują zdarzenia w postaci powiększenia wartości początkowej używanej już w firmie i amortyzowanej wartości niematerialnej i prawnej.

W praktyce księgowej przedsiębiorcy często stają przed dylematem, jak zakwalifikować wydatki na modernizację posiadanych licencji czy oprogramowania. Chociaż środki trwałe można bez problemu ulepszać, zwiększając ich wartość początkową, w przypadku WNiP zasady te wyglądają zupełnie inaczej.

Dlaczego przepisy podatkowe różnią WNiP od środków trwałych?

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych precyzyjnie definiują pojęcie ulepszenia, odносяc je wyłącznie do środków trwałych. Obejmuje ono przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację. W odniesieniu do wartości niematerialnych i prawnych, takich jak autorskie prawa majątkowe czy licencje, brak jest tożsamych uregulowań pozwalających na zwiększenie wartości początkowej WNiP.

Wielu księgowych na początku czuje się zdezorientowanych z powodu braku spójności między przepisami podatkowymi a ustawą o rachunkowości. W rzeczywistości różnica ta wynika z niematerialnego charakteru tych aktywów.

Jak rozliczać wydatki na modyfikację oprogramowania i licencji?

Skoro zwiększenie wartości początkowej WNiP nie wchodzi w grę, pojawia się pytanie, co zrobić z wydatkami na rozwój posiadanego systemu. Wydatki na aktualizację, rozbudowę funkcjonalności czy modernizacja oprogramowania a WNiP najczęściej stanowią koszty uzyskania przychodów (KUP) w momencie ich poniesienia. ^[2]

Kiedy wydatek stanowi bezpośredni koszt uzyskania przychodu?

Jeśli modyfikacja ma charakter bieżący, służy utrzymaniu przydatności programu lub usuwaniu błędów, kwotę tę zalicza się bezpośrednio do kosztów działalności. Przychód firmy jest wówczas obciążany narastająco w dacie poniesienia wydatku.

To zresztą całkiem logiczne, dopóki pamiętamy, że program komputerowy ewoluuje. Jednak w sytuacjach, gdy zakupiono zupełnie nowe, odrębne funkcjonalności o dużej wartości, organy podatkowe mogą wymagać potraktowania ich jako odrębny WNiP.

Nowa licencja a modernizacja istniejącego zasobu

Granica między kosztem bieżącym a nową wartością niematerialną i prawną bywa cienka. Gdy modyfikacja prowadzi do powstania nowego, autonomicznego prawa majątkowego o przewidywanym okresie użykowania dłuższym niż rok, należy wprowadzić je do ewidencji jako odrębny WNiP i amortyzować na zasadach ogólnych.

Warto pamiętać, że typowe koszty wdrożeniowe poniesione przed oddaniem programu do używania zwiększają jego początkową wartość, ale wydatki po tym fakcie nie podlegają już kapitalizacji w taki sposób, jak ma to miejsce przy modernizacji budynków czy maszyn.

Porównanie rozliczania wydatków: Środki trwałe kontra WNiP

Srodek Trwaly (np. maszyna, budynek)

• Podstawa naliczania odpisów amortyzacyjnych rośnie po zakończeniu ulepszenia.

• Tak, przepisy pozwalają na zwiększenie wartości początkowej o koszty modernizacji.

• Stopniowo poprzez odpisy amortyzacyjne od wyższej wartości.

Wartosc Niematerialna i Prawna (WNiP)

• Wartość początkowa pozostaje bez zmian przez cały okres amortyzacji.

• Nie, przepisy podatkowe nie przewidują powiększenia wartości początkowej.

• Bezpośrednio w kosztach bieżących lub jako odrębny nowy WNiP (zależy od charakteru nakładów).

Rozbudowa systemu ERP w firmie handlowej

Pan Marek, właściciel hurtowni w Poznaniu, zdecydował się na rozbudowę używanego już od dwóch lat systemu ERP o nowy moduł logistyczny. Koszt modyfikacji wyniósł kilkanaście tysięcy złotych.

Początkowo główny księgowy próbował dopisać tę kwotę do dotychczasowej wartości początkowej licencji systemu, traktując to jako ulepszenie analogiczne do maszyny produkcyjnej.

Po weryfikacji przepisów okazało się to błędem, ponieważ wartość początkowa WNiP nie podlega aktualizacji o koszty modernizacji w trakcie użytkowania.

Wydatki zaksięgowano więc bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów w dacie poniesienia, co pozwoliło na szybsze pomniejszenie dochodu do opodatkowania bez naruszania planu amortyzacji.